Ngày 03-08-2015

Các bản Mô tả công việc - Văn phòng Công đoàn

I. VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

Khái niệm:

- Văn phòng là một đơn vị thuộc cấp

- Văn phòng là một bộ phận, trực tiếp liên quan đến công việc giấy tờ, hành chính của mỗi cơ quan, đơn vị.

-  Tuy nhiên, ở mỗi nơi do quan niệm hoặc quan điểm ở các cấp độ khác nhau, người ta cho rằng: Văn phòng là một cơ quan có cơ cấu tổ chức bộ máy chặt chẽ được giao những chức trách quan trọng đảm bảo cho quá trình hoạt động thường xuyên liên tục của tổ chức cơ quan đơn vị đó.

-  Do đó, Văn phòng là một đơn vị tổ chức các hoạt động không thể thiếu và không thể thay thế, đồng thời gắn liền với quá trình tồn tại và phát triển của mỗi cơ quan đơn vị.

II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1. Khái niệm về chức năng

- Chức năng là một hoạt động có tác dụng hoặc đặc trưng riêng có của tổ chức hoặc cơ quan đơn vị đó.

- Không rõ chức năng thì không thể tồn tại hoặc không thể định hướng hoạt động đúng hoặc hoạt động có hiệu quả được.

- Chức năng không rõ thì có thể bỏ sót việc, hoặc chồng chéo, thậm chí rối loạn chức năng.

- Do vậy, phải luôn làm rõ và phải ngày càng hoàn chỉnh chức năng của văn phòng trên cơ sở đó để cụ thể hóa nhiệm vụ của Văn phòng. Chức năng nhiệm vụ luôn có quan hệ hữu cơ mật thiết với nhau, luôn hỗ trợ nhau để tổ chức hoạt động một cách toàn diện, thống nhất của văn phòng.

2. Chức năng của văn phòng

Văn phòng công đoàn là một cơ quan (bộ phận) quan trọng của Công đoàn Đại học Thái Nguyên, có chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo (Ban Chấp hành, Thường vụ, Thường trực) tổ chức điều hành công việc lãnh đạo và đảm bảo phục vụ cho hoạt động của Công đoàn Đại học Thái Nguyên.

Văn phòng có 2 chức năng cơ bản:

- Chức năng tham mưu của Văn phòng

- Chức năng phục vụ của Văn phòng

Chức năng tham mưu và chức năng phục vụ của Văn phòng luôn đan xen nhau, có quan hệ mật thiết không thể tách rời nhau.

- Tham mưu cũng là phục vụ

- Phục vụ cũng là tham mưu

Do vậy, xác định rõ chức năng là phải xác định rõ nội dung tham mưu, đồng thời phải xác định rõ nội dung phục vụ. Nói một cách khẳng định: Xác định rõ chức năng, nội dung tham mưu và nội dung phục vụ là một công việc rất cần thiết và rất quan trọng.

III. NHỮNG NHIỆM VỤ CHỦ YẾU CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác

- Chương trình toán khóa của Ban chấp hành, Đoàn Chủ tịch hoặc Ban Thường vụ của cả nhiệm kỳ.

- Chương trình kế hoạch hoạt động hàng năm, hàng quý, hàng tháng

- Lịch hoạt động hàng tuần, tháng

2. Thường xuyên theo dõi, đôn đốc các đơn vị, các ban chức năng thực hiện đầy đủ, đúng tiến độ chương trình công tác (điều độ)

3. Chủ trì phối hợp hoặc phối hợp với các đơn vị hữu quan chuẩn bị, ban hành, tổ chức thực hiện, kiểm tra thực hiện các nghị quyết, quyết định, thông báo, kết luận, chương trình kế hoạch, nhiệm vụ công tác của lãnh đạo.

4. Làm công tác thông tin tổng hợp, báo cáo phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo.

5. Phối hợp nghiên cứu, soạn thảo, ban hành và thực hiện quy chế làm việc.

- Quy chế làm việc của Đoàn Chủ tịch (Ban Thường vụ)

- Quy chế làm việc của Ban chấp hành

- Quy chế tổ chức hoạt động của Văn phòng

- Quy chế phối hợp hoạt động (liên ngành, liên cơ quan)

6. Giúp lãnh đạo làm tốt công tác thư từ, tiếp dân

7. Tổ chức công tác Văn thư lưu trữ

8. Pháp quy văn bản

Thực hiện theo “Quy định về thể loại văn bản, thể thức và thẩm quyền ban hành các loại văn bản của tổ chức công đoàn” ban hành kèm theo Quyết định số 1013/QĐ-TLĐ ngày 19/8/2011 và “Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức công đoàn” ban hành kèm theo Quyết định số 1014/QĐ-TLĐ ngày 19/8/2011 của Tổng LĐLĐVN.

9. Bảo đảm các điều kiện vật chất, phương tiện làm việc

- Công tác Hành chính

- Phương tiện đi lại

- Điều kiện làm việc

- Công tác tài chính

10. Tổ chức phục vụ các cuộc họp, kỳ họp

- Các kỳ họp của Đoàn Chủ tịch

- Các Hội nghị của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ

- Các hội nghị giao ban

- Các hội nghị chuyên đề

- Các hội nghị, hội thảo lấy ý kiến đóng góp và các dự thảo Nghị quyết, Công văn, …

11. Quản lý tài chính, tài sản của văn phòng, của cơ quan đúng quy định của pháp luật, của Nhà nước, của Công đoàn.

12. Phối hợp thực hiện các hoạt động bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ công tác, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần của CBVCLĐ, cán bộ công đoàn tại cơ quan, đơn vị.

13. Công tác thi đua khen thưởng, văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao