Ngày 12-06-2015

Chức năng nhiệm vụ - Văn phòng

QUY ĐỊNH
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Văn phòng Đại học Thái Nguyên

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 664/QĐ-ĐHTN ngày 04 tháng 4 năm 2016

của Giám đốc Đại học Thái Nguyên)

 Điều 1. Vị trí, chức năng

a, Văn phòng Đại học Thái Nguyên thuộc Đại học Thái Nguyên (ĐHTN) có chức năng tổng hợp và xử lý các thông tin quản lý để giúp Giám đốc ĐHTN giải quyết công việc có hiệu quả trong công tác đối nội – đối ngoại;

b, Văn phòng là đầu mối điều hòa, phối hợp công tác giữa các đơn vị trong và ngoài Đại học và là đơn vị phục vụ cho các hoạt động của Ban Giám đốc ĐHTN và các Ban chức năng của ĐHTN.

Điều 2. Nhiệm vụ

1. Công tác Tổng hợp và xây dựng Chương trình hợp tác:

a, Trực tiếp quản lý tổng hợp các chương trình và kế hoạch công tác chung của ĐHTN, đồng thời dự thảo các chương trình, kế hoạch công tác, dự thảo các chỉ thị, thông tư, thông báo, lịch công tác… và các loại báo cáo của Giám đốc ĐHTN;

b, Tổng hợp toàn diện các hoạt động của ĐHTN đồng thời đề xuất các biện pháp giúp Giám đốc chỉ đạo, theo dõi các công tác của ĐHTN, trong công tác điều hành của Giám đốc ĐHTN với các đơn vị thành viên;

c, Có trách nhiệm nghiên cứu các văn bản, chỉ thị, nghị quyết của cấp trên, đề xuất với Giám đốc ĐHTN các biện pháp thực hiện. Tổ chức việc điều hòa và phối hợp công tác giữa các đơn vị trong ĐHTN;

d, Chuẩn bị văn bản, nội dung và làm thư ký cho các cuộc họp do Giám đốc ĐHTN (hoặc Phó Giám đốc ĐHTN) triệu tập và chủ trì;

đ, Làm đầu mối cho việc soạn thảo, xây dựng các chương trình hợp tác, liên kết giữa ĐHTN với các địa phương và các trường Đại học, cao đẳng trên toàn quốc về đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ, hợp tác quốc tế. Đồng thời đề xuất các biện pháp giúp Giám đốc ĐHTN chỉ đạo, theo dõi việc triển khai các hoạt động đó, nhằm phục vụ hoàn thành công tác điều hành của Giám đốc ĐHTN với các đơn vị thành viên.

2.  Công tác Hành chính – Văn thư – Lưu trữ

a, Quản lý các công văn đến, đi để trình Giám đốc ĐHTN (hoặc Phó Giám đốc ĐHTN), nhận trở lại và chuyển đến các đơn vị thực hiện;

b, Soạn thảo các văn bản hành chính, pháp quy trình Giám đốc ĐHTN (hoặc Phó Giám đốc ĐHTN) duyệt và gửi đi theo đúng quy định hiện hành;

c, Quản lý, sử dụng con dấu của ĐHTN, các loại giấy tờ: Giấy giới thiệu, giấy đi đường, chứng nhận cho cán bộ đi nhận bưu kiện…

d, Xây dựng các nội quy chung của ĐHTN và kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các nội quy đó;

đ, Tổ chức các buổi lễ và phục vụ các hội nghị, hội thảo, cuộc họp do ĐHTN tổ chức;

e, Quản lý và lưu trữ các tài liệu,  văn bản đi và đến của ĐHTN. Chỉ đạo các đơn vị làm tốt công tác lưu trữ theo quy định hiện hành đồng thời khai thác tốt các văn bản lưu trữ khi cần thiết;

g, Chịu trách nhiệm đánh máy, in, sao chụp các tài liệu văn bản phục vụ cho công tác quản lý, chỉ đạo và các văn bản hành chính khác.

3. Công tác thông tin liên lạc

a, Tổ chức và quản lý hệ thống điện thoại, Fax, ADSL, mạng LAN, Wifi, có kế hoạch tu bổ để đảm bảo thông tin liên lạc;

- Nhận chuyển các công văn, thư từ, điện tín, báo chí… từ bưu điện về ĐHTN, đến các đơn vị và chuyển công văn, điện tín… từ ĐHTN đến các cơ quan liên quan, đặt các loại báo chí cho Ban Giám đốc, các Ban, các Trung tâm… thuộc Cơ quan ĐHTN.

4. Công tác đối ngoại

a, Quản lý tổng hợp công tác đối ngoại của ĐHTN. Phối hợp với Ban Hợp tác quốc tế tổ chức đón tiếp, xây dựng chương trình làm việc, nghỉ ngơi, tham quan và các yêu cầu khác của đoàn khách nước ngoài;

b, Tổ chức thăm hỏi hữu nghị giữa ĐHTN với các trường, các đơn vị, tổ chức trong và ngoài nước. Dự thảo thư, điện chúc mừng với các cơ quan có quan hệ với ĐHTN.

5. Quản lý phòng họp, phòng khách

a, Xây dựng nội quy phòng họp, phòng khách. Bố trí sử dụng phòng họp, phòng khách theo lịch đăng ký;

b, Làm vệ sinh phòng họp, phòng khách, phòng làm việc của Ban Giám đốc ĐHTN. Đón tiếp, bố trí ăn ở cho khách đến làm việc với ĐHTN.

6.  Quản lý và chăm sóc cây cảnh, vệ sinh xung quanh cơ quan

a, Chịu trách nhiệm chăm sóc cây xanh trong khuôn viên của cơ quan (cả sân vườn và hành lang nhà làm việc) để tạo cảnh quan môi trường xanh – sạch – đẹp;

b, Quản lý các công trình phụ, vệ sinh hành lang, xung quanh nhà điều hành ĐHTN.

7. Quản trị văn phòng và quản lý tài sản

a, Quản lý các tài sản của Cơ quan ĐHTN (trụ sở làm việc, các phương tiện đi lại, các thiết bị máy móc, các đồ gỗ, dụng cụ để phục vụ làm việc trong Cơ quan ĐHTN);

b, Điều chuyển các tài sản giữa các đơn vị trong Cơ quan ĐHTN theo tình hình và yêu cầu cụ thể. Thực hiện mua sắm các văn phòng phẩm, vật dụng rẻ tiền mau hỏng phục vụ công tác của Cơ quan ĐHTN;

c, Thực hiện sửa chữa và thay thế các thiết bị, máy móc, cơ sở vật chất… thuộc Cơ quan ĐHTN khi có hư hỏng;

d, Quản lý và điều xe ô tô phục vụ cho công tác chung của ĐHTN;

đ, Phụ trách công tác an ninh, trật tự và bảo vệ tài sản cho Cơ quan ĐHTN và chỉ đạo chung cho công tác này;

e, Quản lý hệ thống điện nước, các vật dụng và thiết bị liên quan đến công tác phòng cháy chữa cháy của Cơ quan ĐHTN;

g, Quản lý, lập kế hoạch điều hành tổ chức phòng họp.

8. Công tác tuyên truyền và xã hội

a, Phối hợp với các ban của Đảng, các Ban chức năng có liên quan, Đoàn thanh niên để làm công tác tuyên truyền cổ động đường lối chính sách, các dịp kỷ niệm, ngày lễ;

b, Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với chính quyền và nhân dân địa phương. Tổ chức thực hiện nghiêm túc các chủ trương biện pháp của địa phương có liên quan đến cán bộ, học sinh sinh viên như: bầu cử, điều tra dân số, phòng chống bão lụt, thiên tai;

c, Chủ trì và phối hợp với các Ban chức năng và Đoàn thể chính trị xã hội tổ chức thăm hỏi các gia đình chính sách, cán bộ hưu trí… trong các dịp lễ. Thực hiện các quy định về việc thăm hỏi, phúng viếng các cán bộ viên chức hoặc thân nhân.

9. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc ĐHTN phân công.

 Điều 3. Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc

1. Cơ cấu tổ chức:

Văn phòng ĐHTN có Chánh Văn phòng, Phó Chánh văn phòng và các cán bộ giúp việc. Số lượng Phó Chánh Văn phòng và cán bộ giúp việc được thực hiện theo quy định của ĐHTN.

2. Chế độ làm việc:

a, Văn phòng ĐHTN chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo của Giám đốc ĐHTN hoặc Phó Giám đốc ĐHTN theo sự phân công của Giám đốc ĐHTN;

b, Vị trí công việc và nhiệm vụ cụ thể của các thành viên trong Văn phòng do Chánh Văn phòng phân công;

c, Phối hợp với các đơn vị khác thuộc ĐHTN trong việc giải quyết các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị đó mà có liên quan đến lĩnh vực thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng;

d, Văn phòng là đầu mối giúp Ban Giám đốc ĐHTN thực hiện quan hệ công tác với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan trong lĩnh vực thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.

 

 

GIÁM ĐỐC

 (Đã ký)

 GS.TS Đặng Kim Vui